Sekilas Tentang Event Organizer (EO)

Photo by http://www.wtfproindonesia.com

Event Organizer yang secara bahasa diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia menjadi Pengatur Acara, adalah merupakan pelaku usaha dalam bidang jasa yang secara keseluruhan bertanggung jawab atas acara yang disepakati dengan pihak client. Tidak begitu jelas siapa pioneer yang menjadi pencetus dari istilah Event Organizer yang selanjutnya disingkat dan terkenal dengan sebtan EO ini. EO tidak ditemui di bangku sekolah ataupun di bangku kuliah. Namun aktifitas EO sudah terjadi sejak dahulu kala. Ketika banyak acara yang di-create baik dalam sekala trial, soft, small, medium dan big. Tidak ada mata pelajaran atau mata kuliah yang secara gamblang mempelajari dan memberikan disiplin ilmu pengetahuan mengenai kaidah EO dan aturan-aturan yang mengikatnya. Saya sendiri tahu istilah EO ini di usia saya yang ke tujuh belas. Ketika memasuki kampus dimana saya kuliah dulu. Betapa ketinggalannya saya. :) Setelah itu, istilah EO malah menjadi istilah yang mendarah daging sampai sekarang dalam hidup saya.

Berkecimpung dalam dunia EO kadang terkesan sebagai seni menghasilkan uang di dunia entertainment. Bahkan tidak sedikit yang berpikir bahwa bekerja di dunia EO adalah main-main sambil bekerja, tentu bukan kerja sambil main-main. Tapi ada yang menjadi prioritas untuk diketahui, bahwa sebagai event organizer itu walaupun main-main, tetap mengemban tanggung jawab mental, moral dan material kepada semua stakeholders yang terlibat didalamnya. Pelaku EO bertanggung jawab atas sebuah event mulai dari menyusun plan, timeline, proposal lengkap, eksekusi hingga evaluasi dan reporting. Semuanya dirancang dengan penuh perhitungan dan konsentrasi. Untuk planning saja, pelaku EO tidak bisa mengandalkan satu plan. Pelaku EO harus mampu menyediakan plan-plan alternanif sebanyak mungkin sebagai elternatif untuk plan pertama yang kemungkinan tidak digunakan. Proposal yang disusun EO-pun berbeda dengan proposal kegiatan di semasa sekolah. Penyusunan proposal harus dibuat semenarik mungkin dengan lengkap dan teliti.

Kreatifitas dan inovasi adalah sebagian hal utama yang sudah menjadi utama harus dimiliki oleh seorang conceptor. Tidak hanya proposal yang dibuat sedemikian rupa menarik dan memiliki harga jual yang tinggi, tapi disana melibatkan beberapa aspek yang dibutuhkan oleh pihak client. Sebagai contoh, suatu event diselenggarakan dengan tujuan untuk meningkatkan brand awareness dan brand image terhadap suatu produk terkait. Atau juga suatu event diselenggarakan untuk memperkenalkan suatu produk baru dengan cara dan event package yang men-drive target market mereka secara tepat. Target market pun bisa kepada yang sudah menjadi consumer, atau bahkan pada calon consumer. Semua konsep proposal yang menarik harus dipresentasikan kepada client dengan cara yang menarik juga. Karena tujuan utama serangkaian itu adalah kata DEAL dari client. Inocasi dan kreasi itu sendiri, diciptakan, tidak terjadi begitu saja secara kebetulan.

Do innovative or die? Elemen-elemen itu tidak serta merta mendatangkan keajaiban, namun pelaku EO itu sendiri yang harus mampu meraihnya. Namun jangan khawatir, tidak ada pelaku EO yang berjalan sendiri. Dengan tim yang solid dan saling memahami, semuanya akan menjadi lebih mudah. Secara luas, akan dijelaskan juga semua yang berkaitan denga dunia EO. Baik dari segi perluasan maknanya, aspek-aspeknya, aturan main dan mekanismenya. Semuanya merupakan seni berbisnis demi kesejahteraan bersama.